改善企業管理溝通的策略分析

    現代企業內外部環境的變化日益復雜，企業正面臨著全球化、信息化和知識化的挑戰，此外企業本身的規模越來越大，內部的組織結構和人員構成越來越復雜，相關的企業越來越多，對市場和企業自身的把握越來越困難，員工之間利益、文化越來越呈現出多元化特征，內外部人員間的矛盾和沖突不斷增加等。企業發展正面臨著這些問題，而解決這些問題的關鍵因素是管理溝通，于是如何實現有效的管理溝通成了現代企業管理迫在眉睫的問題，本文正是基于這樣的背景對改善企業管理溝通進行了探討。

　一、掌握適度性原則

　目前，國內有很多企業在制定戰略規劃后，都不能將企業的戰略意圖清晰地傳達給員工。由于缺乏有效的戰略溝通，非常容易導致企業各部門失去共同的方向和目標，不能從全局出發，致使企業在實施戰略中屢屢受阻。可見，企業對員工適度的管理溝通是非常重要的。管理溝通的渠道設置及溝通頻率不能太多，也不能太少;而應當根據企業具體業務與管理的需要，適度、適當地設置，以能達到管理目的為基準。有些管理者往往會容易產生這樣兩種心理：擔心下屬沒有按照自己的要求工作，所以自己過于頻繁去現場查看或查問下屬的工作進展情形，導致不必要的憂慮和管理資源浪費，這是管理溝通過于頻繁的情形;或者又過于相信下屬會按照自己指令開展工作，因此對下屬的工作進展很少過問，造成管理失控，給企業帶來損失，這又變成了管理溝通過于稀少的毛病。

　從被管理者的角度來講，也容易存在著相應的溝通毛病：一是溝通頻率過高，為了討取上級領導欣賞與信任，或讓領導更多地了解自己的工作業績，有事沒事，有空沒空，經常往領導辦公室匯報工作情況，既影響了自己工作開展，又給領導的正常工作造成干擾和低效率;二是溝通頻率過低，很多下屬以為自己干好自己的本職工作就行了，至于向不向領導匯報工作進展情況，則根本不重要，理由是事實上不匯報，工作照樣可以圓滿完成，由此造成了按照要求應當及時匯報，卻沒匯報，使管理層對于具體工作的開展失去必要的信息反饋。所以溝通過多或過少，渠道設置太多或太少，均會影響管理溝通的效率、效益。太多時形成溝通成本太高，企業資源浪費;太少時又使得必要的管理溝通缺乏渠道和機會，信息交流受到人為限制，管理的質量和強度受到影響，嚴重時影響企業生存發展的大局。因此，適當地把握住適度性原則，對企業經營管理有其現實重要性。

　二、掌握針對性原則

　管理溝通的針對性原則是指，所有管理溝通的活動與過程設計，都是為了解決企業管理中的某些具體問題，支持、維護企業正常高效運行而設置，每一項管理溝通活動都有其明確合理的針對性。雖然不同企業的管理溝通具有一定的共性，但每個企業的內外部條件、管理傳統、企業文化等等因素卻是個別的、獨特的，因此，每個企業的管理與管理溝通均應該具有自己的個性化特征。這就要求我們在設置企業管理溝通模式時，必須充分考慮到具體企業的實際情況，所設置和采用的管理溝通模式，必須切合該企業的管理實際需要。企業管理溝通的具體溝通渠道、方式、內容等等的設計，也必須具有明確的針對性。即必須考慮到企業設計這一溝通渠道、溝通內容的目的是什么，是為了完成企業管理中的哪項工作，達到哪個目的。凡是無助于企業完成管理任務的溝通設計，無論其表面看來多么好和有吸引力，都應該毫不猶豫地拋棄;而對于那些明顯有益于企業經營管理，少了就會產生不利影響的溝通設計，則應該將其加入和融入企業的總體管理溝通模式。

    三、創建有利于管理溝通的企業文化

　1. 領導人要深入基層。領導者與員工之間要經常接觸，這些日常有意義的接觸是促進企業內部良好的溝通交流所必需的。如豐田公司第一位非豐田家族總裁——奧田碩，在長期的職業生涯中，贏得了公司內部許多員工的深深愛戴，他總共有三分之一的時間在豐田城度過，常常和公司里的一萬多名工程師聊天，談近期工作和生活上的困難;美國TMWEM電腦公司老板，創立了“星期五啤酒聯歡制度”，每周五下午四點他和公司員工及員工家屬便喝啤酒便聊天，進行交流;美國維克多公司總裁每周和自愿簽名的九名員工共近午餐、交流信息。領導人這樣做大大拉近了領導者與員工之間的心理距離，為組織的管理溝通營造了濃厚的友好氣氛。可見，領導人不僅是探路者、指引者和影響者，更重要的是行為者。如果領導從不在公眾場合與員工們輕松交談，那么當他在公司大會上發表演講后怎能聽到員工們的熱烈反響，要想改善內部溝通，領導需要檢視自己，是否能象Intel公司的安迪·格魯夫那樣踏進員工餐廳隨機地與員工一起就餐?領導人行動的力量是對公司遠景、價值觀和理念的最好說明。

　2. 創造良好的溝通氛圍。在我國企業中，由于傳統儒家思想的影響，上下級間的交流習慣于婉轉含蓄地表達自己的意圖，這些意圖需“察言觀色”、“聽弦外之音”、“用心揣摸”才能領悟，這在實踐上，許多人不能領悟領導的意圖或自己的意圖被領導誤解、忽視或視而不見，導致產生挫折感。事實上，每一個人都有豐富的物質需求和精神需求，上、下級都要有足夠的洞察力來發現彼此的這些需求，并想方設法滿足這些需求。溝通是雙向互動的，一方的態度影響另一方的行為。因而在現代企業中建立一種雙向互動的溝通環境尤為重要。這種環境不僅指選擇能自由平等地溝通交流的自然環境，同時也包括營造雙方彼此的信賴及開誠布公的溝通氛圍。如上級的開放程度，上級能否容納不同意見，下級能否直抒己見，不迎上級意圖，保持自尊等。

　3. 注重情感。溝通不分層次和等級的懸殊，沒有地位和貧富的差異。將情感融入管理溝通的全過程，用情感溝通，使員工意識到他們存在的價值，從而激發出一種強烈的主人公意識，產生持久的工作熱情。情感溝通的第一層次是充分的相信和依靠員工，堅定不移地支持員工的工作。特別是在員工面臨著矛盾、問題和困難時，管理者能始終如一地相信員工、依靠員工、支持員工的工作，這樣會使員工產生一種士為知己者死的決心和信念，它是促使員工努力克服困難，順利完成工作任務的有力的保證。情感溝通的第二層次是重視用情感去喚醒員工沉睡的工作激情和創造熱情，形成一種工作和創新的氛圍，并設法保持這種熱情。溝通的情感基礎須建立在真誠的前提下，要做到具有換位思考的能力，真正的從對方角度考慮問題，替對方著想。

　四、掌握一些技巧

　管理溝通的技巧在溝通時起著重要的作用，本文從以下方面進行探討。

　1. 安排部門主管與員工充分溝通做到自上而下、自下而上、橫向交叉的全方位動態溝通。企業管理人員應及時了解員工的要求與擔憂，重視員工的意見與期望，同時還可以采取員工滿意度調查及邀請員工家屬來單位座談等方式。此外，關于企業的現狀與未來發展也應與員工溝通，讓員工知道公司的長期戰略，以降低員工的抵觸和逆反心理。同時要做好外部溝通。

　2. 針對同類問題，溝通要集中，不要今天幾個，明天幾個，以避免溝通內容的不一致性，要實話實說。溝通目標應清晰、全面、透明。人事部門應定期發送電子郵件給各地員工，并歡迎員工提問題，通過這些溝通方式，增進了員工對企業的了解，減少了一些不必要的猜疑、矛盾與沖突。

　3. 重要決策與制度應在正式場合通過正式渠道向下傳遞。高層經理不論在正式還是非正式場合都要向員工傳達確切的信息，另外企業高層之間也應積極加強對話、交流與溝通。

　4. 管理者應加強“有效傾聽”的能力。傾聽是溝通中的關鍵因素，在管理溝通中，管理者在接收和發送信息的整個溝通中，用在傾聽方面的時間應占整個交流時間的45%左右。

　5. 有意識運用非言語溝通的技巧。非言語溝通在實際溝通中起著非常重要的作用，甚至比通過語言表達的信息更為重要。非言語溝通包含身體動作、空間利用和副語言等，如表1所示。在人們實際溝通過程中，非語言信息量占人們所接受總信息量的60%以上。

　6. 建立良好的溝通機制。第一種是通過正式的溝通渠道，如月會、周會、座談會、內部刊物、公告欄等;第二種是通過非正式的溝通渠道，如電子郵件、周末旅游、小型聚會等。不局限于傳統的溝通方式，只要讓員工說話，并且是說自己愿意說的話，實現有限的溝通目的則行。

　現代企業經營和管理環境不斷變化，對管理工作提出了新的標準和要求。對企業外部而言，為了實現企業之間的強強聯合與優勢互補，需要掌握談判與合作中的溝通技巧;對企業自身而言，為了更好地在現有條件允許下，實現發展并服務于社會，需要熟練掌握處理好企業與政府、企業與公眾、企業與媒體等各方面關系的管理溝通技巧。本文探討了如何改善企業管理溝通，提出的一些方法及策略在現代企業管理中將會產生良好效果。