采購如何實現溝通“雙贏”

企業的采購工作，不僅是將所需物資采購回來，更重要的是要適時、適量、適用地采購最經濟的物資，也就是我們經常所說的“實用經濟”，這就要求采購人員在采購過程中要與供方、使用方進行大量而有效的溝通。如何才能使這些采購溝通變得更加順暢有效呢？ 

一、“雙贏”思想是有效溝通的前提 
  
    供需雙方的有效溝通是建立在互惠互利基礎上的，如果僅僅只考慮本方的利益而不考慮對方的利益，這樣的溝通是很難取得效果的，這就是我們經常提到的“雙贏”思想。 

　　 一提到“雙贏”，大家就會不自覺地想到銷售。對于采購要堅持這種思想，可能有些同志不能接受。但換個角度思考，如果銷售上堅持“雙贏”思想，但銷售客戶不堅持，那么這種思想就不會得到有效地貫徹。有些同志會說，現在市場上產品豐富，拿錢買東西，這是最簡單的事。但作為一個大公司的采購工作，如果想要做得好一點，做到適時、適量、適用、經濟地采購，這就不是一件簡單的事，這就需要收集大量的信息，進行詳細的研究、溝通，反復地分析對比，做出合理的選擇，這就必然要求存在一些長期穩定的供需關系，才能保證采購的產品質量、價格的穩定，才能保證采購的產品適時、適量、適用、經濟。 

　　溝通過程中又如何體現“雙贏”思想呢？需方不可能在價格、質量上做出讓步，但供方也不可能賠本銷售，這是一對矛盾體。如果在溝通中，任何一方只堅持自己的利益而不考慮對方的利益，這就很難達成協議。所以，我們在與客戶溝通時經常提到這些觀點：古井需要的是質量、價格、服務，我們不拒絕任何供方；我們希望供方與古井保持長期的合作關系，并且有利可圖，但我們希望供方能保持一個合理的利潤率，也就是將利潤看低一點。比如說，某個行業正常利潤率為6%，那我們就希望供方對古井的利潤率控制在5%、4%，甚至更低；作為采購人員，我們將努力降低采購過程中的系統成本，做好我們可以做到的一切服務工作。 

　　作為采購人員為供方所做的服務工作，都將直接降低系統采購成本，這些服務工作，最終都將轉化為采購人員降低供方利潤的交換條件。在實際的采購過程中，正是由于這種“雙贏”思想的溝通，使一些供方對古井的采購工作產生了深厚的興趣，拉近了距離，降低了一些供貨條件。 

二、有理有節是有效溝通應堅持的原則 

　　作為采購人員，要進行有效的溝通，并能確保供需雙方業務合作的愉快，同時又要維護好公司的利益，這就要求在與供方以及使用方溝通時，堅持原則，據理力爭，同時又不能有失禮節，做到有理有節。如果在與供方溝通時態度蠻橫，有失禮節，就會給供方造成高高在上、難于溝通、合作的感覺；如果在與使用方進行溝通時不能堅持原則，有可能會給供方造成“貨到地頭死”的感覺，一旦形成這種印象，就會給下次采購帶來不便，造成最終損失的也必然是需方。 

　　不失禮節，并不等于無原則地不堅持合同或者不講原則。原則是要講的，不但要講，還要講透，還要堅持。只有堅持原則，才能更好地維護公司的整體利益，才能做到有效地降低公司的系統采購成本，才能使采購工作在一個正常的軌道上運行。按照這種思路，在公司內部溝通時，可能有些同志會有這種感覺，怎么采購人員站在客戶的一邊？作為采購人員，相對于供貨單位，他們是需方；而相對于公司內部使用部門時，他們實際上又是供方，應該說，他們是夾在供方和使用方之間的，是一個“中間商”，為了維護公司的整體利益，他必然要永遠與公司的最高目標保持一致。所以，采購人員也只有永遠堅持原則，才能處理好這些問題。 

三、采購流程的透明化讓溝通變得更加順暢 

　　當供需雙方對對方的工作流程非常了解的時候，溝通就會變得更加順暢。 

　　許多供方，對于四權分離的采購方式是不了解的。他們不了解詢價、采購、質檢和付款的各個流程，抱怨整個流程過于繁瑣，讓他們無所適從；有些供方甚至非常反感“四權分離”制度，詢價人員管價格，采購人員管采購，檢驗人員管質檢，溝通的工作量將大大增加，若碰到型號規格的臨時變更、供貨期的調整就更麻煩，要是質量存在輕微缺陷，處理起來就更“難”了！這些客觀現象的存在，都需要采購人員進行大量的溝通、解釋、協調工作才能把事情說清楚。因此，采購人員在溝通過程中，應該盡量地將采購流程說的更詳細一點，把每個環節人員的職責、權限說得更清楚一點，甚至可以將在采購過程中選擇供方時所要考慮的因素也清楚地告訴每一位供方，以便供方報價時綜合考慮價格、供貨期、付款方式等因素，從而使詢價結果更加準確，減少一些不必要的溝通，確保采購工作高效、順利地完成。在物控部剛成立時，由于這方面溝通的不到位，部分供方對我們的采購流程不熟悉，對報價工作不夠重視，尤其是供貨期，從而造成部分物資供貨不夠及時。隨后，采購人員與供方進行了大量而詳細的溝通工作，并且采取了一系列措施，從而使這一現象得到了改善。 

四、恪守信用為有效溝通提供了保證 

     在詢價采購過程中，適時適量的善意謊言是有利于談判成功的，甚至有利于雙方業務的開展。但對于守信，是永遠不應改變的。 

　　古井綜合材料的采購，供方總計有1000多家。這些供方，將近有90%，雙方從未見過面，僅僅是通過電話溝通，而他們絕大部分是同意貨到驗收合格以后付款。他們之所以同意這樣做，充分反映了古井在供方心目中有著良好的信譽，而并不是采購人員有著多高的采購技巧。正是由于古井有著良好的信譽，采購人員就更要維護好這一良好的形象。比如，供方發貨后，就會關心產品是否順利地到達公司、數量是否有問題、質量是否合格、公司什么時候付款等等。對于這些問題，采購人員應及時地與供方進行詳細溝通，做出相應的承諾，并及時解決。如果在處理這些問題的過程中，采購人員在哪一個環節做不到守信，供方就會對需方的信譽產生懷疑，這也就必然會給下一次采購帶來隱患，直接帶來的就是采購成本的上升。 

五、充分地事前溝通 

　　溝通是有時效性的，到了事情不可解決的地步再來溝通，溝通成本就會成倍地增加，有時甚至會導致損失。采購前，需要與供方就價格、質量、供貨期等一系列問題進行詳細溝通，從而有利于合同的簽訂，也保證了合同的正常履行；同時，更重要的是需要與使用方進行全方位的溝通，從而保證采購實用經濟的物資。例如，對于每年的灌裝專用配件的采購，由于大部分是鑄造件，不可避免地存在鑄造精度上的誤差，就是直接從原供方采購，也會存在著新老配件的磨合問題，而且，對于每一條流水線，原供方也有大部分配件是由其外協單位提供的，如果一刀切地全部從原供方進行采購，作為詢價采購上是最省心的事，但造成的后果是原供方壟斷供貨，采購成本的直線上升。為了降低采購成本，我們必然要選擇一些配件從其它單位采購。2005年灌裝大修配件采購前，采購人員根據詢價結果，逐一對每一個配件的質價比進行對比，提出采購思路，然后與灌裝分廠領導進行了詳細地溝通，取得共識后再采購。在隨后的大修結束時，物控部對所有灌裝配件質量進行了一次調查，部分使用單位提出一些配件磨合上存在問題，甚至提出個別配件質量不如原廠生產的。但在這些問題提出后，采購人員再次與灌裝領導進行溝通時，卻出乎意料地得到了灌裝領導的充分理解和支持，并已經妥善地解決好。從大修后的旺季生產來看，05年灌裝大修配件的采購是非常成功的，沒有出現一例反映大修配件質量問題，這完全得益于進行了充分的事前溝通以及灌裝分廠的理解和支持，從而為公司降低了大量的采購成本。這也提醒采購人員，事前溝通是非常重要的。 

六、及時地事中溝通 

　　在采購過程中，作為采購人員以及供方、使用方，都會存在采購的調整事項，比如，需要供方供貨期的提前、數量的增減、發貨方式的變更等。這就需要采購人員在采購過程中與有關各方進行及時的事中溝通。比如，在采購熱電站的鹽酸、燒堿的過程中，由于這些物資需要特殊的運輸工具，只有達到一定的請購量，才能使運輸成本降到最低，但由于熱電站的儲存能力以及費用控制上的原因，一次需求量不大，所以，采購人員在每次采購過程中，都需要與供方和使用方進行及時溝通，以便供方將這些物資與熱電公司一起供貨，從而減少運輸費用；再比如，在采購過程中，由于供方運輸等方面的原因，可能供貨期需要推遲，這就需要采購人員及時地與使用方進行溝通，從而有利于使用方做好費用和人員的安排，否則，等到供貨期已過，給使用方造成了損失，再來溝通，就會難上加難，更為嚴重的是，得不到使用方的諒解。 

　　及時的事中溝通，會使采購信息在供方、采購方、使用方之間共享，從而有利于各方及時處理相關問題，避免因調整事項而造成的不必要損失。 

七、有效地事后溝通 

　　有效地事后溝通，會使采購工作在一個良性循環中不斷取得進步。物控部每季度都會對其采購物資在全公司范圍內進行質量調查。實際上，這就是有效的事后溝通的一種方式。通過這種方式，物控部掌握了哪些物資質量上需要改進，什么品牌不適合公司的使用，使用單位還有哪些要求，物控部的采購工作還存在哪些問題等等，然后進行綜合分析，逐一反饋，達成共識，從而達到不斷提高采購物資的質量，提高服務水平的目的。 

　　事后溝通還包括與供方的溝通。由于供需雙方信息的不對稱，對于使用方，可能存在一些對產品的個性化需求，這些個性化的需求，只有通過采購人員與供方的事后溝通，才能得到不斷地改進。 

八、勇于承擔應該承擔的責任 

　　在采購過程中，可能由于采購人員的失誤，造成最終結果的錯誤。要使損失降到最低，這就需要采購人員與供方和使用方進行全方位的溝通，在這個溝通過程中，重要的一條就